KI-Rollout für Agenturen mit rotem Faden

Die Tools sind da, erste Schulungen haben stattgefunden. Trotzdem dauern Kundenprojekte länger als geplant, erfahrene Mitarbeiter kommen kaum aus der Routinearbeit heraus und du siehst nicht, ob sich die Investition rechnet.

Mehrere Mitarbeiter nutzen KI für dieselben Aufgaben, aber jeder auf seine Weise. Was einer in wenigen Minuten erledigt, kostet den anderen eine Stunde. Einen gemeinsamen Ablauf, mit dem alle gute Ergebnisse erzielen, gibt es noch nicht.

Einzelne Mitarbeiter wissen genau, wie sie KI einsetzen können. Der Rest braucht bei jeder neuen Aufgabe ihre Hilfe. Sind diese Kollegen im Urlaub oder verlassen die Agentur, fehlt den anderen das Wissen, um selbstständig weiterzuarbeiten.

Jemand im Team hat einen guten Prompt oder eine hilfreiche Vorlage entwickelt. Gespeichert ist das im eigenen Account, nicht an einem Ort, den alle kennen. Deshalb lösen andere dieselbe Aufgabe noch einmal von vorn.

KI liefert Texte und Entwürfe in wenigen Minuten. Doch bis sie euren Ansprüchen genügen, wird mehrfach geprüft und überarbeitet. Die erste Fassung ist schneller fertig. Das Kundenprojekt nicht.

Ihr braucht ihre Erfahrung für gute Konzepte und die Beratung eurer Kunden. Doch sie verbringen Stunden damit, Informationen zusammenzusuchen, Reportings vorzubereiten und Angebote zu schreiben. Für die anspruchsvollen Aufgaben bleibt oft erst Zeit, wenn alles andere erledigt ist.

Ihr habt klare Vereinbarungen zum Schutz von Kundendaten. Aber wissen alle im Team, welche Informationen sie in welche KI-Anwendung eingeben dürfen? Ohne verbindliche Vorgaben entscheidet jeder selbst, was noch in Ordnung ist.

Dürfen wir dieses Tool nutzen? Können wir dort Kundendaten hochladen? Müssen wir diesen Entwurf prüfen lassen? Solange das nicht geregelt ist, landet jede Frage bei dir und unterbricht deine eigentliche Arbeit.

Manche Mitarbeiter sparen mit KI bereits viel Zeit. Sie sprechen aber nicht darüber, weil sie zusätzliche Aufgaben oder Zweifel am Wert ihrer Arbeit befürchten. So erfährt das Team nicht, welche Anwendungen auch anderen helfen könnten.

Die Schulung hat gezeigt, was mit KI möglich ist. Im Alltag ist aber nicht festgelegt, welcher Arbeitsablauf sich jetzt konkret ändern soll und wer sich darum kümmert. Also bleibt das Gelernte liegen, sobald das nächste Kundenprojekt drängt.

Die Kosten für Lizenzen kennt ihr genau. Ob Projekte dadurch weniger Stunden brauchen oder sich die Qualität verbessert, könnt ihr nicht sagen. Damit fehlt die Grundlage, um zu entscheiden, was ihr weiter nutzen und ausbauen solltet.

Ihr wollt keine wichtige Entwicklung verpassen und probiert regelmäßig neue Anwendungen aus. Doch bevor eine davon im Arbeitsalltag angekommen ist, beschäftigt ihr euch schon mit der nächsten. Ihr steckt viel Zeit ins Testen, ohne die bisherigen Anwendungen richtig auszuschöpfen.