Briefing, Projektstart, Freigabe und Abrechnung folgen einem festen Ablauf. Jeder weiß, was als Nächstes passiert, ohne bei dir nachzufragen. Abweichungen vom Budget fallen früh auf, nicht erst beim Projektabschluss.
Korrekturschleifen, Extrawünsche und „mal eben schnell“ haben eine klare Regel. Zusatzaufwand wird sichtbar, bevor er verschenkt ist. Und du siehst die Marge pro Projekt, nicht erst am Jahresende.
Reporting, Übergaben, Statusmeldungen und Datenpflege laufen automatisiert. Dort, wo es sich rechnet, nicht überall. So entsteht Kapazität für Kundenarbeit, ohne dass du eine neue Stelle schaffen musst.
Wissen ist dokumentiert und für alle abrufbar, Verantwortung ist klar verteilt. Neue Leute finden sich schneller zurecht. Und Fragen landen nicht mehr automatisch bei dir.
Im Angebot hat die Kalkulation gepasst. Dann kommen die Abstimmungen, die zweite Präsentation und der Entwurf, der doch noch mal anders soll. Wie viele Stunden wirklich drinstecken, siehst du meistens erst, wenn das Projekt abgerechnet wird. Dann ist es zu spät, um gegenzusteuern.
„Kannst du da mal eben schnell …“ klingt nach nichts. Gemacht wird es trotzdem, aufgeschrieben fast nie. Ob der Wunsch im Angebot drin war, prüft im Alltag keiner, weil das nächste Projekt schon wartet. Übers Jahr kommt da einiges zusammen, das ihr verschenkt.
Mal gibt es ein sauberes Briefing, mal nur eine Mail mit drei Zeilen. Den Kickoff macht diesmal die Projektleitung, beim nächsten Kunden wieder du selbst. Jeder hat sich seinen Weg zurechtgelegt, und die Lücken dazwischen fallen erst auf, wenn etwas schiefgeht.
Wie der Kunde tickt, welche Vorlage die aktuelle ist, wo die Zugänge liegen: Das wissen einzelne Leute im Team. Sind sie krank oder im Urlaub, wird gesucht und improvisiert. Und wenn jemand die Agentur verlässt, geht das Wissen mit.
Darf das Angebot so raus? Ist der Entwurf freigegeben? Was machen wir mit dem Kunden, der schon wieder verschiebt? Alles, was nicht geregelt ist, läuft über deinen Tisch. Das kostet dich den Tag und bremst dein Team, weil es auf dich wartet.
Projektmanagement, CRM, Zeiterfassung, Ablage, Chat. Jedes Tool für sich ist gut, aber sie reden nicht miteinander. Also werden Daten von einem ins andere abgetippt. Das ist Arbeit, die kein Kunde bezahlt und die trotzdem jede Woche anfällt.
Lizenzen sind gekauft, und im Team wird ChatGPT genutzt. Ob ein Projekt dadurch weniger Stunden braucht, kann trotzdem keiner sagen. Wenn die Abläufe darunter nicht sitzen, bringt auch die beste KI wenig.
Dürfen wir dieses Tool nutzen? Können wir dort Kundendaten hochladen? Müssen wir diesen Entwurf prüfen lassen? Solange das nicht geregelt ist, landet jede Frage bei dir und unterbricht deine eigentliche Arbeit.
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Marc Buddensiek, einer der bekanntesten Performance-Coaches Europas, setzt auf Fey Consulting, um Prozesse zu standardisieren und Automatisierungen einzuführen – damit er sich auf Wachstum und seine Kernkompetenzen konzentrieren kann.
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